Apports ?
Les Apports des ERP pour le Contrôleur de Gestion
Le contrôle de gestion a évolué au fil du temps, en plus du contrôle budgétaire à dominante financière (budgets, écarts...), il doit aujourd'hui maîtriser le développement de l'entreprise. Ses objectifs ne se cantonnent plus au contrôle et à la vérification des comptes, il a aussi pour but de conseiller et d'influencer la direction.
Le contrôleur de gestion doit, pour sa part, aider les managers dans la prise de décision et agir sur les comportements des objectifs de coûts. Dans son rôle de clarification permanente et de coordination de l'information, le contrôleur de gestion trouve avec 1'ERP une source d'aide non négligeable.
Pour cela un ERP, comme tout système d'information de gestion, doit contenir un certain nombre de qualités incontournables qui doivent permettre au contrôleur de gestion de faire un travail plus efficace :
- être adaptables, évolutifs et non sclérosants,
- posséder des modules spécifiques aux caractéristiques de l'entreprise,
- fournir les indicateurs de performance,
- présenter une information multiple, mais triée, organisée, hiérarchisée et adaptée au destinataire.
La maîtrise de l'information engage le contrôleur de gestion à améliorer l'interrelation à 3 niveaux de l'entreprise :
- opérationnel,
- décisionnel,
- organisationnel.
1. Les apports opérationnels
a) Plus de rigueur
Les progiciels de gestion intégrée ont engendré, à tous les niveaux, plus de rigueur et de nouvelles façons de travailler. Les ERP ont permis de moderniser plus rapidement et rationnellement les systèmes de gestion de l'entreprise, dont la majorité étaient constitués de développements spécifiques ou d'une superposition de progiciels d'origines diverses comme nous avons pu le voir.
Ces progiciels étaient généralement dédiés à une seule fonction, et ne pouvaient pas communiquer avec les autres progiciels. Souvent, ils n'avaient même plus d'éditeur pour en assurer la mise à niveau technologique et fonctionnelle. Donc, il ne fait aucun doute que les ERP ont remis le back-office aux normes d'une informatique propre et moderne.
b) Une information financière cohérente et fiable
En essayant de comprendre la situation globale de l'entreprise, un directeur administratif et financier (DAF) se trouvera confronté à plusieurs versions de la réalité. La finance a sa propre vision des chiffres, les ventes en ont une autre, chaque business unit a sa propre idée de la contribution qu'elle apporte.
L’ERP crée une version unique qui ne peut légitimement être remise en cause car chacun contribue à alimenter le système à l'origine des résultats. L'ERP permet à l'entreprise de quitter la vision verticale et le cloisonnement par métier et garantit au contrôleur de gestion une cohérence de l'information.
Cohérence ne signifie pas fiabilité mais, en cas d'erreur dans les données, 1'ERP permet une traçabilité et garantit que la correction sera bien faite pour tout le monde. Dans ce sens, 1'ERP aide le contrôleur de gestion à fiabiliser les données.
c) Des procédures homogènes
L’ERP oblige toutes les entités d'une même entreprise à travailler de la même façon, ce qui facilite les comparaisons entre diverses unités et la consolidation des données, rôle qui incombe aussi au contrôleur de gestion.
d) Une réduction des délais
Les membres des différents services ont tous accès à la même information et peuvent la mettre instantanément à jour. L'information n'est saisie qu'une fois, ce qui évite les redondances génératrices d'erreurs et la consommation de ressource (espace disque par exemple).
De plus, le traitement en temps réel des données permet de réduire les délais de clôture, ce qui est un énorme avantage par rapport aux anciens systèmes. Grâce à ces délais, plus courts, la direction comme les clients peuvent espérer une livraison plus rapide et des erreurs moins fréquentes.
e) Une maîtrise facilitée des frais généraux
La réduction des frais généraux passe par diverses actions qui se regroupent autour de 3 thèmes :
- la chasse au gaspillage,
- l'optimisation de l'organisation
- et la mise en place de procédures et de suivis de gestion.
Les ERP sont alors une aide précieuse pour le contrôleur de gestion puisqu'ils proposent des procédures complètes de suivi des dépenses de frais généraux.
Par ailleurs, grâce aux ERP, la saisie d'information n'est effectuée qu'une seule fois et se fait par les agents responsables des événements donc le progiciel va permettre de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée.
f) Une source d'économie
Le retour sur investissement de 1'ERP est censé être généré par les éléments qualitatifs et quantitatifs suivants :
- Une réduction des coûts de maintenance informatique (car réduction des systèmes informatiques).
- Une plus grande exactitude des prévisions due au partage des données et au traitement en temps réel.
- L'ERP apporte de la visibilité dans le suivi des commandes. Cela peut mener à une plus grande efficience dans la gestion des stocks (réduction des frais de stockage...) et dans la planification des livraisons. Ceci réduit d'autant les stocks de produits finis dans les entrepôts.
- Une réorganisation du travail avec des conséquences sur le nombre de postes puisque les opérations ne sont plus saisies qu'une fois.
2. Les apports décisionnels
Nous avons vu les différents avantages qu'apportait un ERP en terme de gestion opérationnelle pour le contrôleur de gestion.
Mais 1'ERP représente également un autre atout pour le contrôleur de gestion, notamment dans son rôle de conseiller car l'accès à une information devient stratégique pour orienter les prises de décisions dans la bonne direction ; stratégique également pour disposer des meilleurs indicateurs de pilotage pour réagir dans les délais requis (ce qui est un atout précieux) dont l'exploitation contribue à créer cet avantage concurrentiel tant recherché. Le seul problème sera l'utilisation de cette information.
a) Une meilleure information
II faut savoir produire de plus en plus rapidement les éléments d'informations requis. Le reporting et la production des tableaux de bord revêtent alors un caractère stratégique. Etre pris de court par la découverte d'une situation difficile se paie désormais au prix cher et n'est pas pardonné par les marchés financiers.
Grâce aux ERP, l'information n'est saisie qu'une seule fois (plus sûr) et est directement disponible sur le serveur dans une base de données unique (plus rapide). L'ERP fourni une meilleure information car un maximum de données est saisi (plus complète) tout en étant classée et ordonnée (plus cohérente).
b) Une plus grande optimisation
Les ERP intègrent des modules de contrôle de gestion et de pilotage (tableaux de bord, budgets simulations). Ces nouveaux outils changent alors l'organisation de la fonction contrôle de gestion.
Les tâches y sont de plus en plus automatisées, la charge de production d'informations y est réduite et s'effectue en quasi-temps réel, et sa diffusion est améliorée.
Le contrôleur de gestion peut alors mieux se consacrer à l'interprétation des résultats et à la réflexion d'actions correctrices. Il bénéficie d'une plus grande réactivité et peut optimiser ses prises de décisions, grâce à une meilleure information.
c) Un meilleur pilotage de la performance
L'intérêt des ERP est de permettre un progrès dans le déroulement du processus des opérations.
Les contrôleurs de gestion ont ainsi réduit leur temps de traitement pour mieux se pencher sur la partie analyse de l'information (processus plus stratégique). Aussi, le déploiement des systèmes de pilotage permet d'améliorer et d'accélérer la « chaîne décisionnelle » avec pour enjeux des prises de décisions plus performantes et mieux adaptées et donc un meilleur pilotage vers la performance.
3. Les apports organisationnels
L'intégration de toutes les fonctions de l'entreprise et le partage des données entre les différents acteurs démultiplient la performance des logiciels. Cela permet de mieux rassembler les services et de mettre en oeuvre un management plus collégial.
a) Modification du Système d'Information
L'arrivée des ERP a complètement transformé les conditions dans lesquelles il convient de concevoir, de mettre en oeuvre et d'exploiter le système d'information de gestion dans une entreprise.
En effet, le principe de fonctionnement de ces outils est d'associer au sein d'un même produit des fonctions complémentaires et dépendantes les unes des autres (achat, comptabilité, contrôle de gestion...).
Les premiers systèmes d'informations informatiques étaient cloisonnés et obligeaient à ressaisir les données d'une application à l'autre. La génération suivante créait des relations entre ces différentes applications à l'aide d'interfaces permettant le transfert des données mais sans éviter les redondances.
La dernière génération de système d'information modifie la structure de l'entreprise : les ERP permettent de passer d'une organisation verticale par fonctions (production, comptabilité, ressources humaines...) à une organisation transversale par processus qui correspond à un ensemble d'activités coordonnées entre elles.
Cette nouvelle organisation s'explique par l'orientation stratégique ciblée sur le client prise par les entreprises. Elle les oblige à posséder une information plus fiable, rapide et homogène afin de satisfaire aux mieux les besoins de ses clients (qualité, délais, prix, technologies...).
Cette récente maîtrise de l'information implique une refonte dans la manière de diriger et une évolution des mentalités rendue nécessaire par la nouvelle interrelation des services et des acteurs de l'entreprise.
b) Opportunités de rapprochement et de coopération
Parallèlement à la modernisation de leur outil informatique, les entreprises qui installent des ERP choisissent de moderniser aussi leurs méthodes et leur organisation en modifiant les relations entre les services financiers et le reste de l'entreprise.
De plus, l'intégration des processus comptables et budgétaires dans la plupart de ces progiciels induit une opportunité de rapprochement et de coopération des fonctions comptables et du contrôle de gestion, dans les activités de contrôle, d'analyse, de présentation et de communication des résultats.
Depuis quelques années, les entreprises s'interrogent, de plus en plus, sur la pertinence des méthodes traditionnelles du suivi des coûts et sur les informations nécessaires à la préparation et au pilotage des décisions stratégiques.
La démarche ABC/ABM répond à 2 objectifs :
- piloter les coûts grâce à une gestion efficace des activités,
- calculer des coûts de revient fiables et pertinents à l'aide d'une méthode d'affectation des frais indirects originale.
La méthode ABC (Activity Based Costing) permet une analyse des activités sur le critère de coût et met à la disposition des décideurs des informations adaptées à une nouvelle forme de pilotage et de management appelée ABM (Activity Based Management) permettant de mieux identifier les activités créatrices de valeur et de savoir sur lesquelles faire porter l'effort d'amélioration et celui de réduction des coûts.
Ces méthodes sont donc fondées sur la notion d'activité et sur leurs liens avec le processus de fabrication des produits. L'adoption d'un ERP constitue alors un support efficace pour la mise en place de ces méthodes qui trouvent dans cette association toute leur utilité.
Les ERP offrent des modalités de travail qui rendent possibles l'unicité et l'intégrité de l'information nécessaire au management de l'entreprise. Moins de pertes de temps dans la circulation de données, moins de débats et de discussions de la compréhension de l'information, moins de difficultés pour approcher et exploiter l'information décisionnelle sont les retombées de ces nouveaux outils.
Référence Mémoire de LAGHA Morad - Impact des ERP sur le contrôle de gestion